Beleženje delovnega časa bo po novem zahtevalo nekaj več birokracije. Aprila 2023 je bila namreč v Državnem zboru RS sprejeta novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki od delodajalcev zahteva beleženje nekoliko več podatkov o delovnem času delavcev. Zahteva namreč beleženje prihoda na delo, odhoda z dela in izrabe odmora za malico. Obvezno beleženje delovnega časa v elektronski obliki pa je predvideno za kršitelje.
Beleženje delovnega časa po novem zakon zahteva beleženje večjega števila informacij
Že trenutni Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) zahteva beleženje delovnega časa delavca. A je bilo to treba navesti v obliki opravljenih delovnih ur. Po novem pa novela zakona uvaja zahtevo po bolj podrobnem beleženju. Med drugim se zahteva beleženje prihoda in odhoda z dela ter izraba odmora za malico. Samo beleženje se lahko izvaja pisno ali elektronsko.
Nov spremenjen 18. člen zakona, ki govori o evidenci o izrabi delovnega časa, pravi naslednje:
(1) Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
- podatke o številu ur,
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- opravljene ure v času nadurnega dela,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
(2) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz 12. točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.
Delavec ima pravico do vpogleda v evidenco o izrabi delovnega časa
Novela uvaja tudi novo pravico delavca. Delodajalec mora namreč delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delavec ima tako pravico zahtevati, da ga delodajalec pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec. Pa tudi da od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Zakonska opredelitev, ki v 19. člen dodaja četrti in peti odstavek je naslednja:
(4) Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
(5) Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.
Obvezno elektronsko vodenje evidenc delovnega časa za kršitelje zakonodaje
Tisti delodajalci, ki so kršili prvi, drugi ali tretji odstavek 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih ali prvi, drugi, tretji, četrti ali peti odstavka 23. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, pa so skladno z novelo dolžni dve leti voditi evidenco o izrabi delovnega časa v elektronski obliki.
(1) Delodajalec dve leti vodi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, če mu je bila:
1. pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka
217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1; v nadaljnjem besedilu: ZDR-1), ki se nanaša na prekrške iz 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točke prvega odstavka 217.a člena ZDR-1, ali
2. pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena tega zakona.
(2) Delodajalec začne voditi evidenco na način iz prejšnjega odstavka v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe.
(3) Naknadna sprememba podatka elektronske evidence iz 18. člena tega zakona mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.